Utilize uma reunião de estacionamento para manter reuniões na faixa de

Reuniões podem desviar-tópico muito facilmente como membros da equipe de levantar questões adicionais que não estavam na agenda. Embora seja provável que os tópicos adicionais sejam importantes, eles lançarão a discussão em uma nova direção. De repente, a hora acabou e você não tem lugar nenhum.

quer saber a maneira mais fácil de ficar no caminho certo?

crie um estacionamento para reuniões e estacione essas discussões rebeldes até a próxima vez.

ajuda a manter as reuniões focadas, fazer com que todos se sintam ouvidos, sem descontar ideias ou perguntas importantes.

o que é um estacionamento para reuniões?

um estacionamento é projetado como um espaço para deixar comentários, discussões ou perguntas que não estão relacionadas à agenda da reunião atual. Você também pode usá-lo para registrar tópicos que não tem tempo para cobrir na reunião atual.

ao colocar esses itens fora dos tópicos para o lado, você não os está ignorando, mas garantindo que eles serão tratados mais tarde. Colocar essas idéias estacionadas em um estacionamento visual permite que você as puxe facilmente para a agenda por outro tempo.

por que é importante ter um estacionamento para reuniões?

com tantas equipes trabalhando remotamente, é mais importante do que nunca criar uma agenda online para suas reuniões remotas. O uso de uma agenda de reunião colaborativa on-line no Conceptboard permite que todos contribuam para a agenda, o que impulsiona a transparência e a inclusão. Também torna mais fácil estacionar itens e arrastá-los para a agenda pela próxima vez.

usando um modelo de estacionamento

um modelo de estacionamento de reunião é uma ferramenta de facilitação que você pode usar durante reuniões ou workshops para capturar tópicos não relacionados. Mas, o modelo leva um passo adiante com uma matriz que pode ajudá-lo a identificar as próximas etapas acionáveis. Combine-o com o modelo de Atas de reunião para um resumo abrangente de uma reunião.

o modelo tem duas seções principais:

tópicos em discussão

é aqui que você convida os membros da equipe a adicionar seus tópicos não relacionados às notas adesivas para uma discussão mais aprofundada.

matriz

dividida em quatro quadrantes, a matriz é classificada na facilidade de implementação versus valor de melhoria. Portanto, você deve mover ideias para um dos quatro quadrantes intitulado: procure oportunidades de uso, Mantenha-se no radar, considere mais tarde e não considere.

essas notas adesivas que precisam ser seguidas devem ser transformadas em itens de ação e atribuídas a alguém. Você também pode dar uma data de vencimento, como a próxima reunião, para relatar o progresso. Dessa forma, em vez de encontrar respostas, você pode manter o foco na tarefa em questão.

se sua equipe tem tendência a sair da pista, adicionar um estacionamento às suas reuniões ou workshops pode ajudá-lo a permanecer no tópico sem perder ideias importantes. Temos muito mais ideias para ajudá-lo a manter o controle de reuniões remotas em nosso blog: comunicação síncrona vs. assíncrona: um guia para equipes remotas e 6 maneiras fáceis de aumentar a participação em sua próxima reunião virtual.