käytä kokouspysäköintialuetta pitääksesi kokoukset raiteilla

kokoukset voivat poiketa aihepiiristä hyvin helposti, koska tiimin jäsenet esittävät lisäkysymyksiä, jotka eivät olleet esityslistalla. Vaikka lisäaiheet ovat todennäköisesti tärkeitä, ne heittävät keskustelua uuteen suuntaan. Yhtäkkiä aika on lopussa, etkä pääse mihinkään.

Haluatko tietää helpoimman tavan pysyä raiteilla?

luo kokousparkki ja parkkeeraa ne itsepäiset keskustelut seuraavaan kertaan asti.

se auttaa pitämään kokoukset keskittyneinä, saamaan kaikki tuntemaan itsensä kuulluiksi, mutta ei vähättele tärkeitä ajatuksia tai kysymyksiä.

mikä on kokousparkki?

parkkipaikka on suunniteltu tilaksi, johon voi jättää kommentteja, keskusteluja tai kysymyksiä, jotka eivät liity nykyisen kokouksen esityslistaan. Voit myös käyttää sitä tallentaa aiheita, joita sinulla ei ole aikaa käsitellä nykyisessä kokouksessa.

siirtämällä nämä aiheettomat asiat sivuun, et sivuuta niitä, vaan varmistat, että ne käsitellään myöhemmin. Sijoittamalla nämä parkkeeratut ideat visuaaliseen pysäköintialueeseen voit helposti vetää ne esityslistalle toisen kerran.

miksi on tärkeää, että on kokousparkki?

koska etätyötä tekevät niin monet tiimit, on tärkeämpää kuin koskaan luoda online-agenda etätapaamisiin. Online collaborative meeting agenda on Conceptboard-ohjelman avulla jokainen voi osallistua agendaan, mikä edistää avoimuutta ja osallisuutta. Sen avulla on myös helppo pysäköidä kohteita, sitten vetää ne esityslistalle seuraavan kerran.

käyttäen parkkipaikkapohjaa

kokouspaikkapohjaa on apuväline, jota voi käyttää kokouksissa tai työpajoissa toisiinsa liittymättömien aiheiden kuvaamiseen. Mutta, malli vie sen askeleen pidemmälle matriisi, jonka avulla voit tunnistaa toimikelpoisia seuraavia vaiheita. Yhdistä se kokouspöytäkirjan malliin, jotta saat kattavan yhteenvedon kokouksesta.

templatissa on kaksi pääosaa:

käsiteltävät aiheet

tässä kohdassa pyydetään tiimin jäseniä lisäämään aiheeseen liittymättömiä aiheitaan muistilapuille keskustelua varten.

matriisi

jaettuna neljään kvadranttiin, matriisi on paremmuusjärjestyksessä käyttöönoton helppous vs parannusarvo. Siksi sinun pitäisi siirtää ideoita yksi neljästä Quadrant nimeltään: etsiä mahdollisuuksia käyttää, pitää tutkalla, harkita myöhemmin ja älä harkitse.

ne muistilaput, joita pitää seurata, tulee muuttaa toimintavälineiksi ja antaa jollekin. Voit myös antaa eräpäivän, kuten seuraavan kokouksen, raportoidaksesi edistymisestä. Näin sen sijaan, että löytäisit vastauksia silloin ja siellä, voit keskittyä käsillä olevaan tehtävään.

jos tiimilläsi on taipumusta eksyä raiteiltaan, parkkipaikan lisääminen kokouksiisi tai työpajoihisi voi auttaa sinua pysymään aiheessa menettämättä tärkeitä ideoita.

meillä on paljon ideoita, joiden avulla voit hallita etätapaamisia blogissamme: synkroninen vs. Asynchronous Communication: opas Etätiimeille ja 6 helppoa tapaa lisätä osallistumista seuraavaan virtuaalitapaamiseen.