Use un estacionamiento de reuniones para mantener las reuniones en marcha

Las reuniones pueden desviarse del tema con mucha facilidad, ya que los miembros del equipo plantean preguntas adicionales que no estaban en la agenda. Si bien es probable que los temas adicionales sean importantes, lanzarán la discusión en una nueva dirección. De repente se acabó la hora y no llegaste a ningún lado.

¿Desea conocer la forma más fácil de mantenerse en el camino correcto?

Cree un estacionamiento para reuniones y estacione esas discusiones caprichosas hasta la próxima vez.

Ayuda a mantener las reuniones enfocadas, hacer que todos se sientan escuchados, sin descuidar ideas o preguntas importantes.

¿Qué es un estacionamiento para reuniones?

Un estacionamiento está diseñado como un espacio para dejar comentarios, discusiones o preguntas que no están relacionadas con la agenda de la reunión actual. También puede usarlo para registrar temas que no tiene tiempo para cubrir en la reunión actual.

Al dejar a un lado estos elementos fuera de los temas, no los ignora, sino que se asegura de que se tratarán más adelante. Colocar estas ideas estacionadas en un estacionamiento visual le permite incluirlas fácilmente en la agenda para otro momento.

¿Por qué es importante tener un estacionamiento para reuniones?

Con tantos equipos trabajando de forma remota, es más importante que nunca crear una agenda en línea para sus reuniones remotas. El uso de una agenda de reuniones colaborativas en línea en Conceptboard permite que todos contribuyan a la agenda, lo que impulsa la transparencia y la inclusión. También hace que sea fácil aparcar artículos y luego arrastrarlos a la agenda para la próxima vez.

Uso de una plantilla de estacionamiento

Una plantilla de estacionamiento para reuniones es una herramienta de facilitación que puede usar durante reuniones o talleres para capturar temas no relacionados. Sin embargo, la plantilla va un paso más allá con una matriz que puede ayudarte a identificar los próximos pasos que puedes seguir. Combínelo con la plantilla de actas de reunión para obtener un resumen completo de una reunión.

La plantilla tiene dos secciones principales:

Temas en discusión

Aquí es donde invitas a los miembros del equipo a agregar sus temas no relacionados en notas adhesivas para seguir discutiendo.

Matriz

Divide en cuatro cuadrantes, la matriz se encuentra en la facilidad de implementación vs mejora de valor. Por lo tanto, debe mover las ideas a uno de los cuatro cuadrantes titulados: Buscar oportunidades para usar, Mantenerse en el radar, Considerar más tarde y No considerar.

Esas notas adhesivas que necesitan seguimiento deben convertirse en elementos de acción y asignarse a alguien. También puede dar una fecha de vencimiento, como la próxima reunión, para informar sobre el progreso. De esta manera, en lugar de encontrar respuestas en ese momento, puedes mantenerte enfocado en la tarea que tienes entre manos.

Si tu equipo tiende a desviarse del camino, agregar un estacionamiento a tus reuniones o talleres puede ayudarte a mantenerte en el tema sin perder ideas importantes.

Tenemos muchas más ideas para ayudarlo a mantener el control de las reuniones remotas en nuestro blog: Comunicación síncrona vs.Asíncrona: Una Guía para equipos remotos y 6 formas sencillas de aumentar la participación en su próxima reunión virtual.