použijte parkoviště schůzky, abyste udrželi schůzky na trati

schůzky se mohou velmi snadno otáčet mimo téma, protože členové týmu vyvolávají další otázky, které nebyly na pořadu dne. I když je pravděpodobné, že další témata jsou důležitá, hodí diskusi novým směrem. Najednou hodina vypršela a vy nemáte kam.

chcete znát nejjednodušší způsob, jak zůstat na trati?

Vytvořte parkoviště pro schůzky a zaparkujte tyto svéhlavé diskuse až do příště.

pomáhá udržovat schůzky zaměřené, aby se všichni cítili slyšeni, aniž by diskontovali důležité nápady nebo otázky.

co je parkoviště pro setkání?

parkoviště je navrženo jako prostor pro zanechání komentářů, diskusí nebo otázek, které nesouvisejí s programem aktuální schůze. Můžete jej také použít k záznamu témat, která na aktuální schůzce nemáte čas pokrýt.

tím, že tyto položky mimo témata odložíte na stranu, neignorujete je, ale zajistíte, že budou vyřešeny později. Umístění těchto zaparkovaných nápadů na vizuální parkoviště vám umožní snadno je vtáhnout do programu jindy.

proč je důležité mít parkoviště pro schůzky?

s tolika týmy pracujícími na dálku je důležitější než kdy jindy vytvořit online agendu pro vaše vzdálené schůzky. Použití online agendy kolaborativních schůzek na Conceptboardu umožňuje každému přispět k agendě, což vede k transparentnosti a inkluzivitě. To také usnadňuje zaparkovat položky, pak je přetáhnout do programu pro příště.

použití šablony parkoviště

šablona parkoviště schůzky je nástroj pro usnadnění, který můžete použít během schůzek nebo workshopů k zachycení nesouvisejících témat. Šablona to však posune o krok dále s maticí, která vám pomůže identifikovat další kroky, které lze provést. Zkombinujte jej se šablonou zápisů ze schůzky pro komplexní shrnutí schůzky.

šablona má dvě hlavní části:

diskutovaná témata

zde vyzýváte členy týmu, aby přidali svá nesouvisející témata do poznámek k další diskusi.

matice

rozdělená do čtyř kvadrantů je matice seřazena podle hodnoty snadnosti implementace vs zlepšení. Proto byste měli přesunout nápady do jednoho ze čtyř kvadrantů s názvem: hledejte příležitosti k použití, mějte na radaru, zvažte později a neuvažujte.

ty rychlé poznámky, které je třeba sledovat, by měly být změněny na akční položky a přiřazeny někomu. Můžete také uvést datum splatnosti, například příští schůzku, podat zprávu o pokroku. Tímto způsobem místo hledání odpovědí tam a tam, můžete se soustředit na daný úkol.

pokud má váš tým tendenci jít mimo trať, přidání parkoviště na vaše schůzky nebo workshopy vám pomůže zůstat na tématu bez ztráty důležitých nápadů.

máme spoustu dalších nápadů, které vám pomohou udržet kontrolu nad vzdálenými schůzkami na našem blogu: synchronní vs. asynchronní komunikace: průvodce pro vzdálené týmy a 6 jednoduchých způsobů, jak zvýšit účast na příštím virtuálním setkání.