Bruk en møteparkering for å holde møter på sporet

Møter kan dreie off-topic veldig enkelt som teammedlemmer reiser flere spørsmål som ikke var på agendaen. Selv om det er sannsynlig at flere emner er viktige, vil de kaste diskusjonen i en ny retning. Plutselig er timen over og du har ingen steder.

Vil du vite den enkleste måten å holde deg på sporet?

Opprett en møteparkering og parker de farlige diskusjonene til neste gang.

Det hjelper å holde møter fokusert, få alle til å føle seg hørt, mens de ikke diskonterer viktige ideer eller spørsmål.

hva er en møteparkering?

en parkeringsplass er utformet som et sted for å legge igjen kommentarer, diskusjoner eller spørsmål som ikke er relatert til dagens møtesagenda. Du kan også bruke den til å registrere emner som du ikke har tid til å dekke i det gjeldende møtet.

ved å sette disse off-topics elementer til side, er du ikke ignorerer dem, men sikre at de vil bli behandlet senere. Ved å plassere disse parkerte ideene på en visuell parkeringsplass kan du enkelt trekke dem inn i agendaen for en annen gang.

Hvorfor er det viktig å ha en møteparkering?

med så mange team som jobber eksternt, er det viktigere enn noensinne å lage en online agenda for eksterne møter. Ved hjelp av en online samarbeidsmøte agenda På Conceptboard kan alle bidra til dagsorden, som driver åpenhet og inkludering. Det gjør det også enkelt å parkere elementer, og deretter dra dem inn i agendaen for neste gang.

Bruke en parkeringsmal

en møteparkeringsmal er et tilretteleggingsverktøy som du kan bruke under møter eller workshops til å fange opp ikke-relaterte emner. Men malen tar det et skritt videre med en matrise som kan hjelpe deg med å identifisere handlingsbare neste trinn. Kombiner den med møteprotokoll-malen for et omfattende sammendrag av et møte.

malen har to hoveddeler:

Emner under diskusjon

det er her du inviterer teammedlemmer til å legge til sine ikke-relaterte emner på klistrelapper for videre diskusjon.

Matrix

Inndelt i fire kvadranter, er matrisen rangert på enkel implementering vs forbedring verdi. Derfor bør du flytte ideer inn i en av de fire kvadranter tittelen: Se Etter Muligheter til å bruke, Holde på radaren, Vurdere senere og ikke vurdere.

de klistrelapper som må følges opp bør gjøres om til gjøremål og tildelt noen. Du kan også gi en forfallsdato, for eksempel neste møte, for å rapportere om fremdriften. På denne måten i stedet for å finne svar der og da, kan du holde fokus på oppgaven.

hvis teamet ditt har en tendens til å gå utenfor banen, kan det å legge til en parkeringsplass på møter eller workshops hjelpe deg med å holde deg oppdatert på emnet uten å miste viktige ideer.

Vi har mange flere ideer for å hjelpe deg med å opprettholde kontroll over eksterne møter på bloggen vår: Synkron vs Asynkron Kommunikasjon: En Veiledning For Eksterne Lag og 6 enkle måter å øke deltakelsen i ditt neste virtuelle møte.